Novice
Photo by Eden Constantino on Unsplash
Kako ustvariti časovnico projekta?
Torek, 2. november 2021
Posodobljeno: Četrtek, 9. marec 2023
Ustvarjanje časovnice projekta zahteva kar nekaj organizacijskega znanja in časa, ki ga porabimo pri sami organizaciji. Še posebej zahtevno postane, ko je potrebna koordinacija med več različnimi ljudmi. Za piko na i pa je pri večjih projektih potrebna koordinacija ne samo z notranjo ekipo, pač pa tudi z naročnikom in še kakšno zunanjo organizacijo.
Več kot je deležnikov pri projektu, težja je koordinacija in večje so možnosti neuspeha. Skoraj polovica projektov ni končana v roku zaradi slabega vodenje in organizacije projektov. Zato je še toliko bolj pomembno, da vložite več časa v samo pripravo projekta.
Časovnica projekta nam pomaga, da vsi deležniki vedo kaj morajo storiti, predvsem pa kdaj morajo to storiti in ali je njihovo delo odvisno od dokončanja predhodnega opravila, itd.
Da bo vaš naslednji projekt bil uspešen in končan v roku, boste spodaj našli nekaj nasvetov kako ustvariti časovnico projekta.
Za uspešno vodenje projektov vam priporočamo uporabo sistema za projektno vodenje, ki vam omogoča lažjo in pregledno organizacijo projekta, kjer boste videli, kaj vse je narejeno in kaj vse je potrebno še storiti. Poleg tega pa na enem mestu vsi deležniki najdejo vse potrebne informacije in materiale.
Zakaj ustvariti časovnico projekta?
Upravljanje s časom je ena izmed najpomembnejših lastnosti, ki jo delodajalci iščejo pri zaposlenih. Zamujeni roki povzročijo nelagodje pri celotni ekipi in podjetju. Da se vam to ne bo dogajalo, je pomembno narediti časovnico projekta.
Strukturirano časovnica projekta vam omogoča da:
- Ustvarite vodjo projekta, ki ima pregled nad celotnim projektom
- Zapišete vsa opravila in kdaj bodo urejena
- Določite, kdo je odgovoren za posamezno opravilo – kaj so cilji, opravila, zadolžitve in pričakovanja
- Prikažete, kako dokončanje projekta vpliva na poslovanje in cilje podjetja
- Zmanjšate tveganje zamujanja pri projektu
Najpomembnejše pri vsem pa je, da boste z dobro časovnico povečali učinkovitost na samem projektu. Ne pozabite, da mora biti časovnica projekta narejena v skladu z obsegom projekta. Od obsega projekta so odvisna tudi tveganja, ki se lahko pojavijo na posameznem projektu.
Kaj naj vsebuje časovnica projekta?
Izdelava časovnice projekta zahteva združevanje različnih veščin:
- Vodenje
- Strategija
- Organizacija
- Sodelovanje
Da bo priprava projekta še lažja, lahko za osnovo vzamete naslednji primer, ki ga lahko uporabite v različnih panogah in ga po potrebi prilagodite specifikam vašega projekta.
1. Naredite opis projekta
V opisu projekta določite:
- Cilje in pričakovanja projekta
- Ekipo, ki sodeluje na projektu
- Vloge posameznika pri projektu
- Roke, do kdaj mora biti projekt končan
- Sredstva, ki jih potrebujete, oziroma sredstva, ki so na voljo
- Mejnike - zaželeno je, da ima vsak večji projekt več mejnikov
- Opravila, kaj in kdaj jih je potrebno narediti
2. Seznam opravil
Vsaka časovnica projekta mora vsebovati seznam opravil in kdaj morajo biti ta narejena. Dodajanje opravil je včasih zahtevna naloga, zato priporočamo, da najprej razdelite večja opravila, ki jih lahko nato razdelite na več manjših.
Kabi sistem za projektno vodenje omogoča, da lahko ustvarite več t.i. podprojektov, ki se navezujejo na glavni projekt. Še posebej je to priročna funkcionalnost za vse tiste, ki se ukvarjate z večjimi, kompleksnimi projekti.
Opravila je dobro povezati z mejniki. Mejnik je datum, do kdaj mora biti narejen določen sklop opravil. Spodaj najdete primer poenostavljen primer mejnikov za projekt izdelava spletne strani:
- Analiza trenutnega stanja
- Oblikovanje spletne strani
- Priprava testnega poligona
- Programiranje spletne strani
- Testiranje spletne strani
- Objava spletne strani
3. Povezava soodvisnih opravil
Pri vodenju projekta je pomembno, da prepoznate, katera opravila so soodvisna od drugih. V kolikor so opravila neodvisna pomeni, da jih lahko naredite kadarkoli, ne glede na to, ali ste druga opravila že naredili, ali ne.
V naši branži se soočamo z veliko soodvisnostjo opravil oz. nalog. To pomeni, da določena opravila ne morajo biti narejena, ali pa jih sploh ne moremo začeti, če niso bila narejena predhodna opravila. Pri takšnih primerih je potrebno narediti povezavo med opravili, ki je videti takole:
- Ko je končano opravilo A, se lahko začne delo na opravilu B
- Na opravilu B se delo ne more začeti, dokler ni končano opravilo A
Praktični primer: Programiranje spletne strani se ne more začeti, če predhodno ni narejen testni poligon.
V sistemu Kabi projektno vodenje lahko enostavno določite soodvisnost opravil. Pri opravilu lahko naredite nadaljevalno opravilo, ki se bo prikazalo šele takrat, ko bo zaključeno primarno opravilo.
4. Ocenite čas za dokončanje posameznega opravila
Ko uredite vrstni red opravil, je potrebno oceniti čas izdelave posameznega opravila.
Ocena časa dokončanja posameznega opravila je ena izmed najpomembnejših aktivnosti projektnega vodje. Ta ocena je pomembna že zaradi priprave ponudbe, kasneje pa je pomembna zaradi tega, da ne presežemo kvote ur (posledično sredstev), ki smo jih načrtovali za ta projekt.
5. Ustvarite časovnico projekta
Ko imate pripravljen seznam vseh opravil in oceno časa za njihovo dokončanje, ustvarite časovnico projekta. Pri časovnici uporabite mejnike in roke dokončanja projekta.
Najlažje je časovnico projekta narediti s sistemom za projektno vodenje.
6. Delite časovnico z vašo ekipo
Pred začetkom dela je potrebno časovnico projekta deliti s celotno ekipo, ki bo na projektu delala. Najlažje je za namen predstavitve časovnice narediti sestanek, kjer so prisotni vsi člani projekta. Na sestanku tako predstavite cilje, vloge in roke. Cilje sestanka ni, da vsako malenkost projekta podrobno predstavite. Glavni cilj je, da so vsi člani seznanjeni z osnovami in kaj so njihove zadolžitve. Podrobnosti dela pa so določene v posameznih opravilh.
7. Bodite prilagodljivi
Se spomnite, ko smo na začetku članka omenili, da skoraj polovica projektov ni končanih v roku? Težave, zastoji in nepredvidljive situacije so sestavni del vsakega projekta. Velikokrat se bo zgodilo, da krivda ne bo vaša, ampak bo vaše delo zastalo, ker čakate na naročnika ali koga drugega. Prvo pravilo pri zastojih je: brez panike. Pri projektnem delu panika ni potrebna. Se pa morajo vsi zavedati, da so del projekta in odgovorni za dokončanje dela. V takih trenutkih je pomembna dobra komunikacija in hitro prilagajanje nastali situaciji. Hitreje kot se prilagodite, hitreje boste prišli do dokončanja projekta.
