Nepremičninske agencije so specifična podjetja, kjer mora biti sodelovanje med nepremičninski posredniki in pisarno brezhibno. V praksi žalost temo pogost ni tako. Pogosto prihaja do šumov v komunikaciji, kar ovira učinkovitost dela in posledično vpliva na nižje zadovoljstvo strank. V tem članku bomo predstavili študijo primera, kako CRM rešitev Agent1 (specializiran CRM sistem za poslovanje nepremičninskih agencij), pozitivno vpliva na koordinacijo in sodelovanje nepremičninskih posrednikov in pisarno.

V nepremičninskih agencijah je sodelovanje med agenti in pisarno ključnega pomena za uspešno poslovanje in zadovoljstvo strank. Kljub temu v praksi pogosto prihaja do šumov v komunikaciji in težav pri koordinaciji nalog, kar negativno vpliva na učinkovitost in odnose s strankami. Glavni razlogi za težave v komunikaciji so naslednji:

• Nepovezanost informacijskih sistemov: Pogosto uporabljeni ločeni sistemi in platforme (kot so e-pošta, fizične evidence, Excel tabele) otežujejo dostop do relevantnih informacij v realnem času. Posredniki imajo tako omejen ali zamuden dostop do podatkov, kar negativno vpliva na njihovo možnost za hiter odziv
• Različni kanali komunikacije: Posredniki in pisarna pogosto komunicirajo prek različnih kanalov, kot so e-pošta, sporočila, telefonski klici in različnih aplikacij (kot so WhatsApp Viber, Messenger, itd.). To vodi do nepreglednosti, izgubljenih sporočil in podvajanja informacij, kar povzroča nepotrebne šume in zmedo
• Odsotnost enotne baze podatkov o strankah: Brez enotne baze podatkov o strankah in njihovih preferencah ter zgodovini stikov, posredniki ne morejo imeti vseh potrebnih informacij o posameznih strankah. Tako lahko pride do situacij, ko posrednik ne more slediti preteklim pogovorom, dogovorjenim ogledom ali povratnim informacijam, kar povzroča nezadovoljstvo strank in povečuje tveganje za izgubo posla
• Nejasna razdelitev nalog in odgovornosti: V podjetjih z več posredniki in večjim številom nepremičnin je težko zagotoviti jasno delitev nalog brez dobrega sistema za sledenje. Pogosto se dogaja, da se različni posredniki posvečajo istim strankam ali nepremičninam, kar vodi do zmede in pomanjkanja jasnosti pri določanju odgovornosti
• Odsotnost avtomatizacije: V številnih nepremičninskih agencijah je večina administrativnih procesov še vedno ročna. To pomeni, da morajo posredniki in pisarna pogosto ročno vnašati različne podatke, slediti zadnjim aktivnostim preko različnih aplikacij in komunicirati s sodelavci preko različnih kanalov. Tak način dela je zamuden in podvržen napakam, kar zmanjšuje učinkovitost dela
• Težave pri načrtovanju sestankov in ogledov: V nepremičninskem poslu je načrtovanje ogledov ter sestankov s strankami ključnega pomena. Posredniki, ki nimajo dostopa do skupnega koledarja, pogosto težko usklajujejo svoje dejavnosti, kar vodi do podvajanja dela, zamud ali celo izostankov
• Pomanjkanje povratnih informacij: Brez učinkovitih metod za spremljanje zadovoljstva strank in povratnih informacij je težko izboljšati svoje delo.

Vse te težave zmanjšujejo učinkovitost nepremičninske agencije in negativno vplivajo na odnose s strankami, kar lahko vodi do slabših rezultatov v obliki izgube poslov.

Sodobne nepremičninske agencije se vse bolj zavedajo, da lahko učinkovito sodelovanje med posredniki in pisarno prinese večjo učinkovitost, boljše odnose s strankami in večje zadovoljstvo zaposlenih. Glavni cilji izboljšanja sodelovanja so:

• Vzpostavitev enotnega sistema za komunikacijo in izmenjavo podatkov: Uvedba enotnega komunikacijskega orodja, ki združuje vse pomembne informacije, naloge in podatke o strankah, je prvi korak k odpravi šumov v komunikaciji. Cilj je ustvariti platformo, ki omogoča enostavno in hitro izmenjavo podatkov med agenti in pisarno, brez podvajanja in izgubljanja informacij
• Izboljšanje preglednosti delovnih procesov: S preglednostjo in dostopom do informacij v realnem času lahko agencija izboljša usklajevanje dela, kar povečuje učinkovitost in zmanjšuje zamude. To omogoča boljše sledenje nalogam in spremljanje uspešnosti posrednikov, kar izboljša organiziranost v agenciji
• Avtomatizacija rutinskih nalog: Z avtomatizacijo ponavljajočih se procesov, kot so vnosi podatkov, obvestila o sestankih, avtomatsko beleženje stikov s strankami in ustvarjanje poročil, lahko posredniki prihranijo čas, ki ga namenijo ključnim aktivnostim – prodaji nepremičnin. Avtomatizacija zmanjšuje možnost napak, hkrati pa omogoča hitrejše odzivanje na potrebe strank
• Boljše načrtovanje in usklajevanje: Cilj je olajšati usklajevanje ogledov, sestankov in drugih dogodkov, s čimer zmanjšate možnost napak v organizaciji. Skupni koledar in opomniki omogočajo posrednikom večjo fleksibilnost ter omogoča pisarni, da imajo pregled nad delom in zasedenostjo vseh zaposlenih
• Izboljšanje sledenja zadovoljstvu strank in upravljanja povratnih informacij: Pridobivanje in obdelava povratnih informacij strank omogočata agenciji izboljšanje svojih storitev in optimizacijo pristopa k strankam. Cilj je zagotoviti sistem, ki omogoča enostavno spremljanje mnenj strank in hitro ukrepanje ob nezadovoljstvu
• Krepitev zaupanja in izboljšanje medsebojnega sodelovanja: Enoten sistem, ki povezuje posrednike in pisarno, omogoča večjo preglednost nad aktivnostmi in zagotavlja učinkovitejše sodelovanje ter zaupanje v kakovost opravljenega dela. Na ta način se gradi pozitivna kultura dela nepremičninskih posrednikov, ki pomaga pri večjem zaupanju strank in posledično večja možnost sodelovanja z nepremičninsko agencijo

Uvedba CRM sistema, kot je Agent1, prinaša celovito rešitev za odpravo izzivov, s katerimi se srečujejo nepremičninske agencije pri sodelovanju med agenti in pisarno. Agent1 je zasnovan posebej za nepremičninsko panogo in omogoča centralizirano upravljanje vseh ključnih procesov, kar spodbuja učinkovitost in izboljšuje storitve za stranke.

Ključne prednosti CRM sistema Agent1

• Centralizirana baza podatkov: Agent1 omogoča enostaven dostop do podatkov o strankah, nepremičninah in aktivnostih v realnem času. Vsi posredniki in pisarna imajo dostop do najnovejših informacij, kar zmanjšuje možnost napačne komunikacije in povečuje učinkovitost dela
• Integracija koledarja in opomnikov: Agent1 vključuje skupni koledar opravil, ki omogoča posrednikom in pisarni boljše usklajevanje ogledov, sestankov in drugih pomembnih dogodkov. Vsak posrednik lahko spremlja svoje naloge in urnik preko različnih naprav, kar zmanjšuje možnosti za zamude ali podvajanje terminov
• Avtomatska poročila in analitika: Agent1 omogoča sledenje uspešnosti agentov in pridobivanje podatkov o njihovem delu. Na podlagi teh poročil lahko agencija optimizira delovne procese in se prilagodi potrebam trga
• Prilagodljiv sistem obvestil: Agent1 vključuje sistem obvestil, ki obvešča posrednike o novih nalogah, opomnikih za sestanke in drugih pomembnih opravilih. To zmanjšuje potrebo po ročnem obveščanju in zagotavlja, da posredniki vedno vedo, kaj je potrebno storiti
• Upravljanje komunikacije s strankami: Agent1 omogoča pregledno shranjevanje zgodovine komunikacije s strankami, kar posrednikom omogoča boljšo pripravo na oglede in sestanke ter hitrejše prilagajanje strankinim potrebam
• Omogočanje dostopa do podatkov na daljavo: Agent1 je dostopen preko spleta, kar omogoča posrednikom, da do pomembnih informacij dostopajo kjer koli in kadarkoli. Edini pogoj je, da imajo napravo, ki omogoča povezavo z internetom. To omogoča večjo prilagodljivost in večji nadzor nad delovnimi procesi, tudi ko posredniki niso v pisarni
• Enostavno upravljanje nalog in odgovornosti: Agent1 omogoča jasno razdelitev nalog in sledenje njihovemu statusu. S tem imajo vsi zaposleni jasen vpogled v tekoče naloge in svoje odgovornosti, kar preprečuje podvajanje nalog.

Priporočamo branje članka Zakaj uporabljati CRM sistem?

CRM sistem, kot je Agent1, bistveno izboljšuje sodelovanje med posredniki in pisarno v nepremičninski agenciji. Omogoča preglednost, organiziranost in avtomatizacijo delovnih nalog, kar zmanjšuje možnost za napake in povečujejo učinkovitost dela. Tak pristop povečuje zadovoljstvo strank, saj se lahko posredniki bolj osredotočijo na njihove potrebe, hkrati pa agenciji omogoča boljše poslovanje in doseganje poslovnih ciljev.