Učinkovitost zaposlenih na občinski upravi

Petek, 21. april 2023

CRM sistemi so postali nepogrešljiv del poslovanja za številna podjetja in organizacije. Uporaba CRM sistema je prav tako pomembna tudi za občinsko upravo, saj lahko pripomore k boljši uporabniški izkušnji za občane ter omogoča spremljanje in oceno učinkovitosti zaposlenih.

V Sloveniji je merjenje uspešnosti javnih uslužbencev predpisano v Zakonu o sistemu plač v javnem sektorju, Zakonu o javnih uslužbencih in drugih predpisih. Vendar pa niso predpisana enotna merila za ocenjevanje uspešnosti, kar predstavlja izziv za vodstvo pri spremljanju učinkovitosti dela zaposlenih.

Ocenjevanje delovne uspešnosti je pomembno tudi za motivacijo zaposlenih, saj je dobra ocena pogoj za napredovanje in ugled javnega uslužbenca v kolektivu.

Zato je uporaba CRM sistema še posebej koristna pri spremljanju učinkovitosti dela in ocenjevanju javnih uslužbencev.

Občinska uprava vsako leto pripravi program dela, ki določi prioritete in cilje ter pričakovane kritične točke za doseganje želenih ciljev. Vodstvo spremlja izpolnjevanje zastavljenih prioritet na tedenskih kolegijih, medtem ko občinska uprava mesečno, trimesečno, polletno in letno spremlja uspešnost javnih uslužbencev pri upravnem poslovanju.

Uporaba CRM sistema omogoča lažje spremljanje podatkov ter omogoča hitro identifikacijo morebitnih težav in izboljšav.

CRM sistem (sistem za upravljanje odnosov s strankami) se lahko v občinski upravi uporablja na različne načine, odvisno od potreb in ciljev uprave.

Nekaj konkretnih primerov uporabe CRM sistema v občinski upravi so:

• Upravljanje zemljišč: Občinska uprava lahko uporablja CRM sistem za spremljanje lastništva zemljišč in njihovega stanja. Na ta način lahko občina natančno spremlja, katera zemljišča so na razpolago za gradnjo, katere so v lasti občine in katere so v zasebni lasti ter katera zemljišča so primerna za namene, kot so kmetijstvo, turizem itd.
• Vodenje projektov: CRM sistem se lahko uporablja tudi za spremljanje projektov, ki jih izvaja občina. Na ta način lahko občinska uprava spremlja, koliko časa je bilo porabljenega za projekt, koliko denarja je bilo porabljenega in kateri člani občinske uprave sodelujejo pri projektu.
• Obveščanje občanov: CRM sistem se lahko uporablja tudi za obveščanje občanov o dogodkih, novicah in drugih pomembnih informacijah. Na ta način lahko občinska uprava pošilja obvestila prek elektronske pošte, SMS sporočil ali družbenih omrežij.
• Spremljanje pritožb: Občinska uprava lahko uporablja CRM sistem tudi za spremljanje pritožb občanov. Na ta način lahko občina spremlja, katere pritožbe so bile prejete, kakšne vrste pritožbe so in kaj je bilo storjeno, da bi jih rešili.
• Upravljanje kontaktov: CRM sistem se lahko uporablja tudi za upravljanje kontaktov občine, vključno s podjetji, ki so zainteresirana za sodelovanje z občino. Na ta način lahko občina učinkovito komunicira s partnerji in lažje vzpostavi nove stike.

CRM sistem v občinski upravi lahko poveča učinkovitost zaposlenih na več načinov:

• Učinkovitejše upravljanje s strankami: CRM sistem omogoča zaposlenim v občinski upravi lažji dostop do podatkov o strankah in njihovih zahtevah. Zaposleni lahko hitro in učinkovito rešujejo težave strank ter zagotavljajo kakovostno storitev.
• Povečanje produktivnosti: S pomočjo CRM sistema zaposleni v občinski upravi lahko hitro in enostavno spremljajo in upravljajo s svojimi nalogami ter sledijo njihovemu napredku. Tako lahko dosežejo več in hitreje opravijo svoje delo.
• Boljša organizacija dela: CRM sistem lahko pomaga pri boljši organizaciji dela zaposlenih v občinski upravi. Zaposleni lahko na primer dodelijo naloge drug drugemu, si med seboj delijo informacije in sledijo aktivnostim drugih sodelavcev. To omogoča boljšo koordinacijo in skupno delo.
• Analiza podatkov: CRM sistem omogoča zaposlenim v občinski upravi boljši pregled nad podatki o strankah, njihovih zahtevah in težavah. Na podlagi teh podatkov lahko zaposleni sprejemajo bolj informirane odločitve, izboljšujejo storitve in procese ter zagotavljajo boljše zadovoljstvo strank.

Vse te prednosti lahko skupaj prispevajo k večji učinkovitosti zaposlenih na občinski upravi ter posledično k boljši storitvi za stranke.

Uporaba CRM sistema v občinski upravi lahko prinese številne prednosti, vključno z boljšo organizacijo dela, povečanjem učinkovitosti in izboljšanjem odnosov s strankami (občani).

Digitalna transformacija je ključna za učinkovito poslovanje občinske uprave. Občine, ki ne izvajajo digitalne transformacije, se bodisi ne zavedajo nujnosti digitalizacije ali pa ne želijo, da je njihovo delo mejeno. Zato bi morale občine razmisliti o vključitvi CRM sistema v svoje poslovanje ter s tem izboljšati svojo uporabniško izkušnjo in učinkovitost dela.

Po Zakonu o javnih uslužbencih so javni uslužbenci odgovorni za rezultate, kvaliteto dela, hitro in učinkovito izvrševanje zaupanih javnih nalog. Nadrejeni spremljajo delo javnih uslužbencev in najmanj enkrat letno opravijo z njimi razgovore. Posebej ocenjuje strokovne in delovne lastnosti posameznih javnih uslužbencev.

Javni uslužbenci so na podlagi evidenčnih listov vsako leto seznanjeni s prednostmi in slabostmi svojega dela. S svojimi nadrejenimi se na letnem razgovoru pogovorijo o morebitnih izboljšavah in rešitvah na področju dela, ki ga opravljajo.

Sklepamo lahko, da je uporaba CRM sistema v občinski upravi ključna za učinkovito delo javnih uslužbencev ter za izboljšanje zadovoljstva uporabnikov storitev. S pomočjo sistema lahko uprava boljše sledi in ocenjuje delovno uspešnost javnih uslužbencev, kar pripomore k izboljšanju učinkovitosti dela in k splošnemu ugledu uprave. Občine, ki ne izvajajo digitalne transformacije, tvegajo, da bodo ostale zaostale in omejene v svojem delovanju. Zato je ključno, da se občine zavedajo nujnosti digitalizacije in ustrezno vlagajo v CRM sisteme ter druge tehnologije, ki omogočajo učinkovito in moderno delo v javni upravi.