CRM sistem je orodje, ki vam omogoča, da beležite vsak kontakt ter delo, ki je bilo narejeno s katerekoli stranko v vašem podjetju, od trenutka, ko še ni bila vaša stranka in je izpolnila obrazec na vaši spletni strani, do zadnje prodaje in do vseh poprodajnih aktivnosti. V CRM-ju boste našli vse informacije o stranki:

• Kontaktni podatki
• Želje in preference
• Zapiske vseh pogovorov/ sestankov/ klicev
• Pomembna e-mail sporočila
• Pretekle prodaje in aktivnosti
• Itd.

V CRM lahko dodajate in upravljate podatke po vaših željah. Glavni namen je, da vam vsi te podatki pomagajo pri sprejemanju boljših odločitev in vam bodo pomagali pri grajenju boljših odnosov s strankami ter posledično k boljšem poslovanju podjetja.

CRM sistem pomaga pri upravljanju vaših strank. Sama uporaba CRM sistema pa prinaša številne prednosti, kot npr.:

• Zadovoljne stranke. V CRM-ju so shranjeni vsi kontakti s posamezno stranko, kaj ste so pogovarjali, kaj jih zanima, katere povezave so klikali v mailu, itd. Vsi te podatki so vam v pomoč pri sprejemanju boljših odločitev, ki so stranki pisane na kožo. Na ta način strankam ponudite storitev oz. rešitev, ki jim bo najbolj ustrezala.
• Višja produktivnost. V prodaji obstaja veliko administracije in v kolikor prodajalci posvečajo več časa administraciji, potem trpi prodaja, saj se ne osredotočajo na potencialne stranke. S pomočjo delovnih procesov, lahko prodajo avtomatizirate, s čimer prihranite čas pri administraciji. Tako imajo vaši prodajalci več časa, da se posvetijo strankam, da si nastavijo pomembne opomnike, ali pa pridobijo pomembne informacije, s čimer bodo lahko pripravili najustreznejšo ponudbo za dotično stranko.
• Boljše sodelovanje. CRM ni samo sistem za upravljanje strank pač pa tudi sistem, ki omogoča sodelovanje zaposlenih. Kabi CRM omogoča sodelovane več zaposlenih naenkrat in v različnih fazah prodaje ali projekta. S sodelovanjem se sprejemajo boljše odločitve, saj CRM olajša komunikacijo v vaši ekipi. V primeru odsotnosti določene osebe pa lahko enostavno drug nadaljuje enako kvalitetno, saj ima v CRM-ju vse potrebne informacije.
• Prodajne številke. S pomočjo CRM-ja boste enostavno spremljali uspešnost prodaje.

Uporaba CRM sistema je lahko vaša konkurenčna prednost, ampak samo v primeru, da ga uporabljate pravilno.

CRM strategija je strategija uporabe CRM sistema, ki jo mora osvojiti celotno podjetje, s čimer boste povečali produktivnost, učinkovitost in nenazadnje dobičkonosnost. Stranke so glavni vir prihodkov vašega podjetja, zato je pomembno, da negujete in gradite odnose z njimi, saj je to najhitrejši način s katerim boste povečali uspešnost vašega podjetja.

CRM strategija mora biti pripravljena še predno boste začeli uporabljati CRM sistem. Na ta način se boste lažje odločili za CRM sistem, ki bo najbolj zadovoljil vaše potrebe. Brez CRM strategije se bo zgodilo, da uporaba CRM sistema ne bo uspešna, saj zaposleni ne bodo vedeli zakaj točno naj uporabljajo CRM.

CRM strategija mora slediti viziji in poslanstvu vašega podjetja, poleg tega pa se mora ujemati z vašimi poslovnimi cilji. Strategije ne boste (podobno kot CRM sistem) zadovoljili v enem orodju, ki zajema vse vaše želje. Zato je pomembno, da si vzamete čas pri razvoju CRM strategije. Odgovoriti si boste morali na tri vprašanja in sicer:

1. Kaj želite doseči s CRM-jem? Kakšni so cilji vašega podjetja? Kaj si želite od CRM-ja?
2. Kdo so vaše stranke? Kakšna je vaša popolna stranka in kako pridete do nje?
3. Kako je videti nakupna pot vaše stranke?

Ko si odgovorite na ta vprašanja, boste boljše razumeli vaše podjetje, vaše stranke in vaše potrebe. Na podlagi tega boste lahko pripravili CRM strategijo. V vašo strategijo vključite tudi:

1. Vaše zaposlene. Oni so tisti, ki bodo delali s CRM-jem, zato je pomembno, da vidijo prednosti uporabe CRM sistema.
2. Omogočite treninge uporabe CRM-ja. S treningi uporabe CRM sistema, boste skrajšali čas uvajanja in implementacije CRM-ja v vaše poslovanje.
3. Določite kazalce uspeha.
4. Določite, kdo je odgovoren za določeno stvar in proces.